Cómo escribir un correo formal: estructura básica y tips de redacción

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Comunicación en serio

Incluso en la era de los negocios por internet, la comunicación escrita sigue siendo la piedra angular de toda relación comercial exitosa. Y en lo que respecta al email marketing y el diálogo vía email entre profesionales, saber cómo escribir un correo formal puede ser la diferencia entre llegar a tu audiencia… o que tus mensajes sean clasificados como “correo no deseado”. 

Por eso, así como ya te dimos algunos tips para tus primeras campañas de emailing, en este artículo te compartimos la estructura de un email formal, sus protocolos y formas básicas, así como algunos consejos de redacción concisa y efectiva.

Cómo escribir un email formal: 6 elementos básicos

En escritura de negocios, lo formal hace referencia a lo que es correcto, aceptable. Y lo que es aceptable tiene más posibilidades de ser atendido. Ser formal también hace alusión a una situación específica: la presentación o el primer contacto.

Usualmente, las personas usan este tono cuando no conocen al interlocutor, entonces, lo que buscan es transmitir un lenguaje serio pero amable. Seguro, pero no invasivo.

De ahí la importancia de saber comunicarse de manera formal en un contexto corporativo, comercial o profesional, aunque en el plano personal también se agradece la formalidad por considerarse una muestra de respeto. Por eso, para saber cómo redactar un correo formal para solicitar algo, asegúrate de incluir los siguientes elementos:

  1. Asunto.
  2. Saludo.
  3. Introducción (y presentación).
  4. Cuerpo del correo (más detalles de la solicitud o desarrollo del tema).
  5. Llamada a la acción.
  6. Cierre.

1. Asunto

La línea del asunto (encabezado o título del correo) es la clave para captar la atención del receptor, y con ello, hacer que de clic al email y lo lea. Para ello, cuida los siguientes aspectos:

  • Que sea detallado, pero breve. El tema del email debe quedar explícito en una sola línea. Y se recomienda que la longitud del asunto debe estar por debajo de los 60 caracteres, esto para garantizar que el asunto completo se muestre en la bandeja de entrada, y evita que el destinatario se quede en suspenso sin saber lo que leerá.
  • Al grano. Sin rodeos. El asunto debe dar una idea concreta de lo que el receptor puede esperar al abrir el correo.
  • Información correcta y específica. Datos erróneos o incompletos fomentan la confusión y pueden hacer que tu destinatario desconfíe de la comunicación. 
Ejemplo 1 (aviso de urgencia): Retraso en la entrega

Ejemplo 2 (solicitud de información): Nuevo catálogo de productos

Ejemplo 3 (en respuesta a una vacante): Posición de Editor Web

Tip. En emails formales se sugiere evitar el uso de emojis en la línea de asunto.

2. Saludo

Como en cualquier conversación interpersonal, el saludo apropiado es la mejor manera de comenzar un email formal. De preferencia, éste debe ir acompañado del nombre completo (o al menos el apellido) de la persona a quien va dirigido el correo electrónico. El saludo debe ser corto y de ser posible, debe generar cercanía. Ejemplos:

“Estimado(a) Sr. / Sra …” “A quien corresponda”,  “Atención, Sr. / Sra …” 

3. Introducción (y presentación)

Es momento de establecer el propósito del correo electrónico. Pero antes, es importante hacer una presentación de quien se encargará de dar seguimiento a la comunicación, ya sea la persona involucrada en una solicitud, un representante de ventas o un profesional independiente ofreciendo un servicio especializado.

Esto es necesario dado que, como mencionamos antes, muchos correos formales buscan establecer un primer contacto entre dos entidades que no han interactuado previamente.

Enseguida, debes tratar de condensar el propósito del correo en cuatro o cinco líneas de texto, como máximo. Con ello, estarás haciendo buen uso de la herramienta y el destinatario te lo agradecerá, ya que muy probablemente en su bandeja de entrada hay otros emails a los que debe prestarles atención.

Ejemplo 1: Mi nombre es Edgar Chávez y le escribo para postular mi candidatura al puesto de… Ejemplo 2: Me llamo Alma Suárez y me comunico con ustedes para saber más acerca del citatorio que recibí…

4. Cuerpo del correo (más detalles de la solicitud o desarrollo del tema)

Ahora, es momento de desarrollar el tema a tratar o propósito del correo de forma clara, pero concisa. Recuerda: un correo electrónico formal no debe ser extenso, salvo que la ocasión lo amerite. Por eso, sé directo, pero amable. Detalla, pero sin dar rodeos. Aquí tienes algunos consejos de redacción para facilitar al lector escanear y localizar la información relevante de forma rápida:

  • Aunque no hay una longitud específica para un correo electrónico formal, procura mantener el texto completo dentro del campo visual de una pantalla (ya sea que redactes en una computadora portátil o de escritorio).
  • Si tu correo electrónico es relativamente largo, divídelo en párrafos cortos y no uses sangría.
  • Usa negritas en las palabras o frases a las cuales quieras dar énfasis, sobre todo en un correo extenso.

5. Llamada a la acción

Aunque este paso aplica más para comunicaciones mercantiles, siempre es importante hacer patente lo que quieres que haga el destinatario con tu mensaje: que responda a tu solicitud con datos específicos, que devuelva tu mensaje o, al menos, que confirme de recibido.

Incluir este paso a seguir es lo que en marketing se conoce como call to action o “llamada a la acción”, es decir, al redactar un correo formal para solicitar algo debes agregar un enunciado que describa brevemente qué esperas que suceda o cómo debe continuar la comunicación.

Ejemplos: “quedo atento a tus comentarios”, “te escribiré un correo de seguimiento la próxima semana para afinar más detalles”, “indícame si así te parece bien”, “solicita una cotización”, “descarga nuestro catálogo”, etcétera.

6. Cierre

Al último, pero no por ello menos importante, está el cierre del mensaje. Esta será la última impresión con la que se quede tu destinatario. Algunos elementos para considerar en este punto son:

👍 Agradecimiento

Agradecer antes de despedirte es una forma excelente de cerrar la conversación por email.

Para corresponder a la atención de la persona que recibirá y dará seguimiento a tu comunicación, algunas frases que más se utilizan al redactar un correo formal son: “agradeciendo de antemano el favor de tu atención”, “sin más por el momento, agradezco el tiempo dedicado a responder este correo”, o un simple, pero efectivo: “muchas gracias”.

👋 Frase de despedida cordial

La manera más común de rematar el cierre de tu email formal es usando la frase “saludos cordiales”. Otras opciones de despedida que puedes usar:

  • Atentamente.
  • Cordialmente.
  • Respetuosamente.
  • Quedo al pendiente.
  • Un cordial saludo.
  • Excelente día.

 ️ Firma del correo (datos de contacto)

El broche de oro de todo correo profesional es la firma del remitente. En este espacio puedes incluir tu nombre, puesto y nombre de la empresa para la que trabajas, así como tus números de contacto y, si lo deseas, link hacia el sitio web y redes sociales de la compañía.

Los buenos gestores de correo corporativo te permiten la configuración de firmas, es decir, una función que agrega tus datos de contacto en los correos que envías de forma automática (o sólo en los que envías por primera vez). Además, puedes incluir una fotografía o logotipo.

cómo redactar un correo formal: ejemplo
Vía Pinterest.

Por último, pero no por ello menos importante, cuida la ortografía y la sintaxis de todas tus comunicaciones por correo electrónico, ya que un correo formal impecable dice mucho de tu credibilidad y puede abrirte muchas puertas a futuro. 

Correo electrónico personalizado y formal: combo perfecto

Como ves, aprender a redactar un correo formal es mucho más simple de lo que parece. Simplemente, debes tener bien claro el objetivo del mensaje y cuidar el tono de la comunicación, así como respetar el tiempo de las personas que van a recibirla.

Otro punto importante en la comunicación vía email es transmitir confianza a tus destinatarios con una , ya que nadie dará clic a un mensaje que venga de una dirección de correo sospechosa. Esto pasa mucho con los correos genéricos del tipo juanito1234@emailgratis.com.

Por eso, adquirir un correo electrónico personalizado con dominio propio no solamente es una necesidad, sino una inversión que casi inmediatamente te ayudará a generar una imagen de profesionalismo y prestigio.
correo electrónico empresarial vs genérico
Correo electrónico empresarial vs. genérico (GoDaddy Instagram).

Para obtenerlo, solo tienes que seguir 3 sencillos pasos: 

  1. Registra tu propio nombre de dominio. Acude con un registrador de dominios confiable y elige entre las extensiones de dominio que mejor se adapten a tu actividad o industria.
  2. Contrata un paquete de correo corporativo. Elige entre los planes de correo disponibles dependiendo de tus necesidades (individual o empresarial, almacenamiento, cuentas adicionales, paquetería Office, etcétera).
  3. Configura tu correo personalizado en tu app de email favorita. Busca tutoriales para conectar tu correo con dominio propio a clientes de correo como Outlook o Apple Mail, o usa el webmail del proveedor de correo empresarial.

Conoce más detalles en este video:

Nota del editor: ¿Aún no cuentas con un dominio web propio? Registra hoy mismo tu extensión de dominio para usar con tu correo personalizado… ¡búscala aquí!

 

Aprende más en: Correo para emprendedores: ingrediente esencial para la promoción de marca.