Administración de correos electrónicos para toda tu empresa

La administración de correos electrónicos para toda tu empresa te permitirá cerrar contratos y obtener información oportuna.

Los temas de ciberseguridad son tan importantes, que una filtración por esta vía puede causarte serios problemas que pueden llevar a tu compañía a la quiebra.

La intrusión externa es un desafío que atañe a la cultura de la empresa y al lugar de trabajo en general.

Por ello, debes tener una buena administración de correos electrónicos, que lo puede hacer el departamento de TI, o también puedes contratar una firma outsourcing que lo haga, pues probablemente contará con mejores herramientas de protección y estará siempre a la vanguardia en estos temas.

Está claro que los empleados siempre son el eslabón más débil en la cadena de la ciberseguridad, por lo que debes adoptar estrategias para ayudarlos a administrar mejor sus bandejas de entrada y su tiempo que pasan mandando correos electrónicos.

La administración eficaz del correo electrónico se basa en parte en los hábitos del usuario y en parte en la adopción de herramientas efectivas. Ante ello, es muy importante usar las soluciones tecnológicas de vanguardia para administrar el tráfico de emails y comunicarse de manera efectiva tanto con tus clientes como con tus proveedores.

También es importante mejorar algunos hábitos personales que mantengan la jornada laboral eficiente y productiva, sin estar descargando en esos tiempos muertos contenido de internet que pueda poner en riesgo la seguridad informática de la organización.

¿Qué evitara que tu negocio tenga un correo profesional?

Algunos estudios han demostrado que restringir el uso del correo electrónico a determinadas horas en un día, así como cerrar y silenciar notificaciones, aumentan la productividad y reducen el estrés laboral.

El tiempo total de inversión puede ser el mismo, pero gastar una hora en correo electrónico a primera hora de la mañana, antes del almuerzo, a media tarde y al final del día, conserva la capacidad de concentrarse en tareas específicas.

Administrar el correo electrónico de toda la empresa puede consumir mucho tiempo, y esta es la razón principal por la que se debe hacer con prudencia y siempre al pendiente de los temas de ciberseguridad.

Una mejor práctica de gestión de correo electrónico es importante. Esto puede ser lo más difícil de hacer, pero debes restringir el uso de los emails laborales fuera del horario de trabajo. Se que suena complicado, pero en los tiempos actuales es una de las mejores soluciones contra la ciberdelincuencia.

Un consejo de administración de correo electrónico es mantener la correspondencia más importante entre colegas, clientes y empleados en caso de que se necesite aclarar cualquier error de comunicación. La mayoría de los programas de software de administración permiten a los usuarios organizar mensajes con la ayuda de categorías o etiquetas.

Mantener la bandeja de entrada organizada es importante para saber que correos electrónicos no deben abrirse por ser de personas desconocidas, además de que permitirá encontrar más rápido ese email cuando lo necesites.

Una de las mejores recomendaciones que debes hacer a tus empleados, es siempre limpiar el desorden en la bandeja de entrada de los correos electrónicos, principalmente anulando la suscripción a boletines y promociones no deseadas.

Muchos de los códigos maliciosos que entran a los sistemas informáticos de las empresas, usan este tipo de “promociones”, y como te comentamos hace unos momentos, los empleados, al ser el eslabón débil, abren los correos e infectan la red interna. Debes ser muy cuidadoso con el tipo de mensajes que se están descargando en el día a día de la compañía.

En el mundo laboral actual, todos somos responsables de administrar el tiempo de trabajo y cómo estamos utilizando las herramientas digitales de la empresa, como puede ser la conexión a internet y el uso del correo electrónico.

Las áreas de TI deben desarrollar sistemas personales, sociales y tecnológicos que respalden la productividad y reduzcan el tiempo y la atención dedicados a las distracciones y la comunicación innecesaria, ya que puede conllevar a la descarga de mensajes que no son laborales y, como consecuencia, enfrentar un problema de vulneración de los sistemas informáticos por parte de la ciberdelincuencia.

Seguir los consejos de administración de correo electrónico puede ahorrarte tiempo, preservar la calidad del trabajo, aumentar la calidad de la comunicación, facilitar el seguimiento y reducir cualquier riesgo de ser afectado por un malware. Ejemplos existen muchos, pero no hay mejor forma que crear estrategias para una buena gestión de los correos electrónicos de toda la empresa.

Si no te es suficiente con el personal, siempre está la opción de un tercero externo, que te ayudará en esta administración y te aliviará futuros dolores de cabeza por una mala política de seguimiento e implementación de protección a los emails del personal. No dejes pasar la oportunidad de acercarte a los profesionales en esta área.

 

Fernando Paul Lara Galicia
Fernando Paul Lara Galicia es Jefe de Información y Columnista en la sección Dinero de Excélsior, y Editor de Tecnología para Grupo Imagen. También es conductor de Dinero y HackerTV en ExcélsiorTV. Colabora en Enfoque Financiero con Alicia Salgado, 100.1 FM. Es egresado de la Licenciatura en Periodismo y Comunicación Colectiva por la ENEP Acatlán, UNAM.